こんにちは、事務員Kです。
皆さんは、業務に於けるデータファイルの受け渡しをどう行っていますか？

対象ファイルを選択してZIP圧縮してパスワードをかけてメールに添付して別メールでパスワードを送付して…
オンラインストレージにアップロードしてリンクを送付して…

前者は手間がかかるうえ、PPAPが問題となり、2020年11月に政府がパスワード付きZIPファイルを送信する方式を廃止しました。後者もセキュリティの面が気になるところだと思います。
これが、セキュリティを担保しつつワンクリックで解決するとしたら…？
更に、社内のコミュニケーション強化も図れるとしたら…？


ということで、今回はキャスレーが開発する「Gmail Plus」をご紹介いたします。

Gmail Plusとは？

キャスレーコンサルティングが2017年に「Gmail HR Tech」としてリリースしたGoogle Chromeの拡張機能のリニューアル版です。


リニューアルの背景

今年1月末頃に実施されたGoogle Chromeのセキュリティポリシー変更によるAPIの有償化や冒頭で述べた政府の方針を考慮し、提供サービスの見直しを検討しました。

結果、機能自体を大幅に改修してしまおう！ということで、1つのプロジェクトとして社内で有志を募り、7月から始動しました。
その後9月末に社内用にリリースされ、現在全社員が拡張機能を導入し使用しています。

Gmail HR Techの機能

Gmail HR Techには、大まかに以下の機能があります。
１．メール送信及びファイル送付時のセキュリティ機能
２．「いいね」「了解」ボタンによる社内コミュニケーション強化
３．管理者向けの利用分析機能

今回は、１．２．について具体的にどういった機能なのかを見ていきましょう。

１．メール送信及びファイル送付時のセキュリティ機能

誤送信防止のため、チェックボックスにて下記項目の確認を行います。

  • 送信先（To）メールアドレスの確認
  • Cc、Bccに追加されたメールアドレスの確認
  • 送信元（From）メールアドレスの確認

メールアドレスの宛先設定ミスによる誤送信は、重大なセキュリティ事故に直結します。
一斉送信時にBccにすべき宛先を誤ってCcやToに設定して送信してしまうケースの場合、取引先のメールアドレスが第三者に漏れてしまうことになるため、特に注意が必要ですね。

Gmail Plusでは、To、Fromは常時チェック必須、Cc、Bccはアドレスを追加した場合必須としてチェックボックスが表示されます。
自社ドメイン以外への送信の場合、メールアドレスが赤字で表示されます。

メール送信時には毎回このポップアップが表示されるため、最終確認の機会として安心感が増しますね。

また、ファイル添付時には下記項目も追加されます。

  • 添付ファイル名確認
  • Boxサイトへのアップロード確認
  • ダウンロード期限の選択
  • ZIP圧縮した際のファイル名確認
  • パスワードの確認
  • 添付ファイル名確認
  • Boxサイトへのアップロード確認

必須項目の添付ファイル名を確認し、Boxサイトにアップロードするかを確選択します。
アップロードしない場合、メールに直接添付されます。

  • ダウンロード期限の選択

ダウンロード期限は1週間～最長1か月の間で3段階の設定が可能です。
デフォルトは1週間のため、必要に応じて期限を設定してください。

  • ZIP圧縮した際のファイル名確認
  • パスワードの確認
これを
こう。

ZIPファイル名やパスワードも自由に変更できます。
ファイル名とパスワードは自動入力されるため、変更せずに送信することも可能で、その場合のファイル名は「資料一式_yyyyMMddhhss」となり、メールの送信ボタンを押した時刻が自動で反映されます。

さて、以上の確認を経て送信されたメールは、下記のように2通に分かれて受信されます。

1通目
メール本文最上部にメッセージが挿入されます。

2通目

受信者は、リンク先でパスワードを入力することでファイルをダウンロードすることができます。
どうです？簡単でしょう？

このように、冒頭でお話したファイル送付時のZIP圧縮→パスワード設定や、ストレージにアップロード→リンク送付のように手間のかかる作業を一括で行うことができるサービスです。

２．「いいね！」「了解！」ボタンによるコミュニケーション強化

既読のわかるLINEなどのチャット、スタンプで「了解」を伝えられるSlack、「いいね」を押せるTwitterやInstagram、Facebookなど、皆さんは日々様々なコミュニケーションツールを用いて仕事の効率化、もしくはプライベートでの交流を行っているかと思います。


そんな、普段から慣れ親しんだ「了解！」「いいね！」をGmailにも実装しました。

社内の別の部署からメールが届いた際に、既読代わりに押せる「了解！」。

ポジティブなコミュニケーションの基になる「いいね！」。

「○○さんに送ったメール、読んでくれてるかな…」に返信でしか伝えられなかった「確認しました」の意も、ワンクリックで送れます。

更に、月間、年間で誰が一番「いいね」をもらったか、誰が自分のメールに「いいね」を押してくれたか、ランキング形式での閲覧も可能です。

こちらを基に社内での表彰等を企画してみてもよいかもしれません。

最後に…

以前まで運用していたGmail HR Techが使用できなくなった際、手動でZIP圧縮、パスワードを設定、パスワード送付用のメールを作成と大変手間のかかる作業をしていました。

9月末にGmail HR Techが社内リリースされて以降、効率的にデータ送付業務ができています。


気になる、興味があるという方は、是非お気軽にお問合せいただければ幸いです。

K
SD部 K
アニメやゲームを嗜みながら自由気ままに生きるのが夢。とは言いつつも日々スプレッドシートの関数と戦っています。最近お絵描き用にiPadを増やしました。