はじめに

こんにちは!
キャスレーコンサルティング ID(インテグレーション&デザイン)部の加藤(夏)です。

先輩・上司へ、報連相をした際に「分かりにくそうにされる」、「何度も質問をされる」といった
経験をされた方は少なくないのではないでしょうか。

数ある報連相の手段の中から今回は
メール・チャットによる「進捗報告のまとめ方」についてのコツを、実例を交えてご紹介させて頂きます。

そもそも、進捗報告の意味や求められていることとは?

・読み手の立場を意識した書き方になっていること

・パッと見て、わかりやすいこと

・予定と実績の報告
 (どこが完了しているかも重要だが、どれが終わっていなくて、残りどのくらいかかるかを明記する。)

などがあげられます。

それでは、実際に進捗報告としてまとめてみましょう!

ケース

・報告対象は、プロジェクトリーダーであるAさん

・本日の日付は、09/17とする。

・あるプログラムの改修作業を依頼されていた。

・全体のタスクの6割まで完了した。

・期日は、09/19までである。

・現段階での問題点としては、以下2点
  - 仕様書だとあるカラムが、違うテーブル名を参照している。
  - コードを実行した時に、処理に時間がかかっている。

・対応策として、2点とも似た処理を行っている、
 別部分からのロジックの流用でうまくいくのではないかと考えている。
 ※事前にAさんに相談をし、対応方法に関しては了承済。
  内容の整合性に関しては、作業完了。
  影響範囲に関しては、調査中。

・上記の影響で、作業の完了が09/20にずれ込んでしまう。
 ※期日のずれ込みの可能性について、事前にAさんに相談をし了承済。

情報を元にまとめます

まずは悪い例です。

悪い例

Aさん。お疲れ様です。
全体の作業の6割が完了しました。

以前ご相談させて頂きましたが、現在の作業の問題点として仕様書だと
あるカラムが違うテーブル名を参照している。
コードを実行した時に処理に時間がかかっている。
などがありました。

対応内容に関して整合性の確認ができたので、現在影響範囲に関して調査中です。

また上記の影響で以前のご相談通り作業の完了が、09/20にずれ込んでしまいそうです。

以上です。

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どうでしょうか。
パッと読んだ時に、要点や作業状況が分かりにくいかと思います。

まとめ方のポイント

以下でまとめる際に、特に重要になるポイントを5つに分けてご紹介します。

<ポイント①>

一番最初に、何の用件かを分かりやすく明記する。

<ポイント②>

結論となる重要点を、先に明記する。

<ポイント③>

報告・相談内容が複数ある場合は、何点あるかを明記する。

<ポイント④>

問題があれば、リカバリプランを考えてから報告・相談をする。

<ポイント⑤>

記号を使って、分かりやすくする。
例:「▼」、「①」、「★」、「・」など

<その他>

・状況によって、+αで口頭補足を行う。
・相手への思いやりの言葉を付け足す。
・インデント・段落をつける。

ポイントを活かした例

Aさん。お疲れ様です。
本日時点での作業進捗報告を致します。

全体の作業の6割が完了しました。
結論として、以前ご相談させて頂いた通り、作業期日が翌日の09/20まで伸びてしまいそうです。

理由としては、以下の2点が問題点として挙がっているのでその対応に時間がかかる為です。

また、以前ご相談させていただいた以下の対応策での、内容の整合性が確認できました。
引き続き、修正後の影響範囲に関しての調査と修正作業を行います。

影響範囲に関しての調査が完了次第、再度ご連絡させて頂きます。

★問題点
 ①仕様書だと存在するカラムが、違うテーブル名を参照している。
 ②コードを実行した時に、処理に時間がかかっている。

★対応策
 上記2点とも似た処理を行っている、別部分からのロジックの流用での対応をする。
 ※内容の整合性の確認済。修正した場合の影響範囲は調査中。

以上です。
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願い致します。

おわりに

以上となりますが、いかがでしたでしょうか。
少しでもご参考になれば幸いです。

ポイントを取り入れたことで、読み手を意識した構成となったかと思います。

今回ご紹介したまとめ方はごく一部であり、まだまだ改善点はあるかと思いますので
日々の業務を通して、自分なりのまとめ方を探してみて下さい!

最後までお読み頂き、ありがとうございました。

加藤 夏生
CSVIT事業部 ID(インテグレーション&デザイン)部 加藤 夏生
新卒入社2年目のエンジニア。直近、社内プロジェクトへ配属となり日々奮闘中。