はじめに

こんにちは。
医療系のプロジェクトで、保守・運用支援業務を担当している荒木です。

今回は、プロジェクトで利用したマインドマップについて記事を書こうと思います。

マインドマップとは

トニー・ブザンが考案したブレインストーミングの手法です。
あらかじめ決めたテーマから自由な発想や考え方を基に、ブランチを作りアイデアを広げていくことのできるツールとして幅広く使われています。

これから紹介するマインドマップを使って自分の頭の中を整理し、新しい発見や発想を見いだすことで
皆様の今後の行動や考え方を見つめ直すきっかけになればと思います。

マインドマップの書き方

まずは紙1枚、PC上なら1ページのシートを準備します。

中央部分にテーマを置き、ブランチを伸ばした先にそのテーマからイメージする言葉を「キーワード」や「絵・図」として描いていきます。

そこからさらにブランチを伸ばし、連想できるキーワードやイメージを追加して枝分かれさせていくのが基本的な手法です。

それではまず、描き方のイメージをつかむため、休日の過ごし方を例にとって考えていきましょう。 最初にテーマ(休日の過ごし方)に対して、考えられる要素(休暇の過ごし方に必要なこと)を洗い出します。

 

次に要素が決まったら関連する項目(行動内容や考え)を自由に連想し、思いの丈を出し切ります。

このとき、大切なのは、時間や環境などの制限にとらわれず、考えられること、思いついたことなどを全て出し切ることが重要です。

 

最後に全てを出し切ったところで、テーマからブランチを作り、要素をツリー状に紐付けていきます。

例えば、ブランチの先が「洗濯」の場合

洗濯に関連する項目をイメージしてみます。  ・洗濯機買い替え  ・洗剤の購入  ・洗濯物をためると後が大変  etc..

これが、「洗濯」のツリーを構成する要素になります。

今回、「休日の過ごし方」というテーマを例にして記事を書きましたが、マインドマップ作成のイメージについて大枠でつかんでいただけたのではないでしょうか。

マインドマップを活用することになったきっかけ

今までの仕事は、保守業務の一環として割り当てられた業務に対し、1日の作業をToDoリストで整理しつつ
段取りを決めて進めていました。

また、仕事を単位業務として捉えていたため、プロジェクト全体の把握に意識が向いていませんでした。
今回の医療系の業務では上流工程に携わることで、プロジェクト全体を把握する必要がありました。

人見知りな私がチームの一員として情報の連携をしたりコミュニケーションをとるにあたり、以前に上司 からマインドマップを使うことをアドバイスされたことを思い出し、利用することにしました。

プロジェクト初期の課題

・参画当初は医療系の業務に知見がなかったため、業務全体の理解を深めることに注力せざるを得なかった。
・調達仕様書が展開されてからも、現行システムの仕様の理解が浅いまま要件の落とし込みが思うように進まなかった。
・このことから成果物に分解する作業が難航し、WBSの作成に影響が出た。
・要件が把握できていないために会議では聞く一方になってしまい、十分に打ち合わせができなかった。
・結果、情報の粒度が荒いために適切な業務計画が立てられず、遅延の可能性があった。

プロジェクト初期の課題を解決して現れた、新たな課題

開始時点での状況を改善するため、調達仕様書から現行システムの運用状況、改修要員、必要条件を整理した結果、開始時点での課題は解決できたものの、新たな課題が見えてきました。

・疑問点の解消のために質問と回答を繰り返し、時間がかかってしまっていた。
・メンバーが各々、別の疑問点の解消に注力していたため、情報の連携に時間がかかってしまっていた。

これらの課題を解決するため、「客先要件について、それぞれが思い思いにマインドマップに描くこと」を提案し、マインドマップの作成に取り掛かりました。

プロジェクトへの適用

ここからは、マインドマップをプロジェクトに適用した実例をご紹介します。

マインドマップ作成開始時

マインドマップ作成の前に、まず今回の利用目的を整理しました。 ・調達仕様書から要件を拾い上げること ・チームメンバー内で自由な意見交換の場を作ること(自由に発想すること) ・課題一つ一つの過程を意識すること ・問題点/課題点の洗い出しをすること

マインドマップに描いて気づいた事

要求仕様を基にマインドマップを作成すると、以下3つの確認項目へ分けることができました。

・お客様に問い合わせが発生するもの
・社内管理が必要なもの
・現行の仕様を確認するもの

マインドマップ作成後

その後、改めて調達仕様書の要件を把握することを目的として、マインドマップを持ち寄り、ミーティングを行いました。

ミーティングでは、それぞれが描いたマインドマップを基に、自由に連想した要素を共有しました。
そこから必要な要素を抽出し、関連する項目の内容を前節の3つの確認項目に振り分けます。
振り分けた要素にブランチを追加していくことで要件を見える化し、プロジェクトの全体が把握できるようになりました。

その結果、複数回にわたり発生した質問/回答のやり取りが減り、課題管理表になかった疑問点・不明点の追加更新ができたこと、WBSのブラッシュアップができたこと、何よりチーム内の認識が一致したことが大きな成果につながりました。

マインドマップの活用によるメリット

ここで今回の事例から、マインドマップを活用することのメリットをご紹介します。

・各々が自由に連想して描くことができるため、より詳細なマップを作成することができる。
・それぞれが抱える潜在的な課題や問題点を可視化することで、より効率的に対策を講じることができる。
・全員で進捗を共有するため、議事録としても機能し、情報やタスクの整理が容易になる。

さいごに

今回は、調達仕様書から要件を落とし込む際に、マインドマップを活用しましたが、
これをきっかけに意見交換することで業務目標が一致し、大きな一歩につなげることができました。

実際に利用した感想

プロジェクト参画当初は、医療系の専門用語や現行のシステムが理解できず、このまま業務を続けていけるか不安でした。

人見知りで話すことに勇気がいる性格ですが、マインドマップを利用してからは課題の洗い出しをチームで協力していく過程で自然にコミュニケーションが取れるようになりました。業務計画を進めることも重要ですが、お互いを知るきっかけ作りができたことで質問がしやすい環境になったと思います。

まとめ

マインドマップは、イメージを膨らませるという行動で自分自身のイメージ力の強化につながります。

さらに、自由な発想の中で生まれたアイデアに到達するまでの過程を意識することで、流れをつかみやすくなります。 皆様もミーティングでアイデアや意見をまとめる際には、マインドマップを活用してみてください!

以上、「業務でマインドマップを利用するメリットについて」でした。

次回は、 医療系業務に携わる方が出くわす、Cacheについて記事を書こうと思います。 最後まで、お読み頂きありがとうございました。

<今回の記事で利用したツール>
ツール名:
 X-mind
URL:
 https://jp.xmind.net/

荒木孝明
リーディングサービス部 荒木孝明
中途入社1年目で、医療機関側システムアプリケーションに係る運用支援・保守業務に従事。休日は、字幕での映画鑑賞に没頭。