こんにちは。キャスレーコンサルティング営業部のSです。

私は普段、システム開発等のIT関連プロジェクトへの人員支援の営業をおこなっているのですが、今回RPAについてイチから学ぶ機会があった為、営業目線からご紹介させていただきたいと思います。

“RPA”と聞くと、普段ITの分野に触れることが少ない方にとっては、なんとなく難しいイメージやとっつきにくさがあるかもしれません。そこで今回は「基本のキ」として、RPAに対する心理的なハードルを下げていただくことを目的として執筆させていただきました。

RPAの導入を検討されている経理・事務担当の方や、今後RPAのリセラー事業の展開を検討されている営業担当の方など、これからRPAに関わっていきたいと考えていらっしゃる方々の参考となれば幸いでございます。

1 RPAとは

ではまずRPAとはそもそもナニモノなのでしょうか?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、直訳すると「ロボットによる業務の自動化」という意味になります。「ロボット」と聞くと、車の工場などで働いている産業ロボットを想像されると思いますが、RPAで言うロボットとは、PC内に入っている「ソフトウェア」の事を指します。

つまりRPAとは、「業務を自動化・効率化するソフトウェア」ということです。

産業ロボットが工場で働く肉体労働者の業務を自動化・効率化するために誕生したように、RPAは事務や経理などの業務を自動化・効率化するために生まれました。

しかし、RPAを使用すればどんな事務作業も自動化できる!という訳ではなく、”適正領域”というものが存在します。

つまり、RPAにお任せしたほうが工数の削減やコストカットに繋がる業務と、かえって時間やコストがかさんでしまう業務があるのです。

次章ではその適正領域について詳しく解説したいと思います。

2 RPAの適正領域とは

RPAの適正領域とは一言でいうと、「単純なルーティンワーク」です。

それでは「単純なルーティンワーク」であるかを見分ける為に、具体的にどのようなポイントがあるのか以下で詳しく見ていきましょう。

➀電子データであること

冒頭で述べたようにRPAはソフトウェアである為、自動化・効率化したい業務のデータもソフトウェアで扱える形式、すなわち電子データである必要があります。紙文書の場合は電子化・OCR※1化すれば対応可能となります。

  • Good…Excelやアプリケーション上で管理している勤怠表
  • Bad…紙に手書きで管理している勤怠表

※1 OCR…Optical Character Reader(またはRecognition)の略称。

画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する文字認識機能のこと。紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する。

②定常的な業務であること

RPAでは定常的に発生する業務の方が、得られる効果が大きくなります。RPAは業務に則した形で設定・カスタマイズ(以下、「実装」と言います。)する必要があるのですが、不定期に発生する業務や稀にしか発生しない業務だと、せっかく実装したとしてもRPAが活躍する頻度も少なくなってしまう為、割いた工数に対しての効果が低くなってしまいます。

  • Good…毎日発生する伝票の作成業務
  • Bad…年に数回しか発生しない中途採用者の入社対応業務

③定量的な業務であること

RPAはAI(人工知能)とは異なる為、臨機応変に対応したり、想定外の事象を処理することはできません。※2その為、定量的かつロジックで判断できる業務、マニュアルで明文化できる業務が適正領域となります。

  • Good…設定した勤務時間を超過したらアラートメールを送信する
  • Bad…取引先からのメールに対して返信内容を自動で作成し送信する

※2 例外対応や非定型業務の自動化も可能とする、AIを組み込んだ次世代型RPAも開発が進められていますが、ここでは一般的なRPAの事を指すものとします。

④複数のアプリケーションにまたがる業務であること

AシステムのデータとBシステムのデータをCシステムに連携し演算処理を実行する、などといった、複数のシステムやアプリケーションにまたがる業務だと、得られる効果が大きくなります。反対にExcelだけで完結している場合などは、マクロで対応したほうが費用対効果は大きいと言えます。

  • Good…勤務時間・交通費・経費など、異なるシステム上のデータを集約して従業員情報を一元管理する
  • Bad…とりあえず勤務時間のみ管理する勤怠表を作成する

以上4点が、RPAの適正領域であるか否かを見分けるポイントとなります。

後ほど改めて解説しますが、この適正領域を正しく理解しておくことがRPA導入成功へのキーポイントでもあります。その為、日頃からこれらを念頭に置きながら業務に取り組むと、導入がよりスムーズに進むことでしょう。

3 RPAの導入までの流れ

さて、前章まではRPAの概要と、その力を最大限に発揮できる適正領域について解説してまいりました。本章ではRPAを実際に導入するまでの流れについて見ていきたいと思います。

その前に導入の際のポイントとして抑えていただきたいことがあります。それは「まずはスモールスタートすること」です。適正領域内の業務であるからといって、いきなりその全てに導入したとしても、全ての導入先で見込んだ効果が発揮されるとは限らないからです。前章でも触れたように、RPAを動かすためには実装という作業が必要となります。その為、出来得る限り無駄な工数やコストを発生させないようスモールスタートし、そこから徐々に導入範囲を拡げていくことが最適な流れとなります。

導入におけるポイントを押さえたところで、実際の流れを見ていきましょう。ステップは大きく分けて5つとなります。

  1. 現状調査
  2. 製品・リセラーの選定
  3. 自動化対象業務の選定
  4. テスト導入
  5. 効果検証

1.現状調査

初めに、日々どのような業務が発生しているのか、そしてその業務はどのようなフローで行われているのかを洗い出します。業務内容を把握しているつもりでも、いざ整理してみると自分が知らない業務があったり、無駄な工数・コストがかかっている業務があったりと、思いがけない発見や気づきが多数あるはずです。まずはそういった事項を全て明文化していきましょう。

2.製品・リセラーの選定

次に行うのがRPA製品の選定です。RPAと一口に言っても様々な製品があり、それぞれの特徴があったり、実装の難易度が異なったりします。➀の現状調査の結果に加えて、自社の予算やIT担当者の有無なども合わせて検討していきましょう。

RPA製品が決まったらリセラーの選定を行います。製品ごとに認定のリセラーが存在するのですが、リセラーごとにサポート内容や料金体系、プランが異なります。社内にITに精通している方がいない・少ないのであれば、充実したサポートのあるリセラー・プランを選ぶことで、③移行のステップも円滑に進めていくことができます。

3.自動化対象業務の選定

続いてはRPAの導入範囲を決めます。➀で洗い出した業務とそのフローを元に、自動化・効率化出来そうな作業に目星を付けていきます。この時に選定の判断基準となるのが前章でお伝えした4つのポイントとなります。

4.テスト導入

自動化する対象業務が決まったら、その業務に即した形で実装・導入を行います。RPAの製品には無償トライアルライセンスが用意されているので、そちらを用いて実装・テスト導入を行います。

5.効果検証

テスト導入が完了したらその費用対効果について検証します。時間・工数はどれだけ削減できたのかという点を導入コストと照らし合わせながら検証します。

以上が大まかな流れとなります。

初めに述べたようにまずはスモールスタートし効果検証を経て段階的にスケールしていくことがポイントです。このサイクルを回していきながら、最適な導入を目指しましょう!

4 まとめ

今回は”基本のキ”という事で、RPAの概要と適正領域、そしてその導入までの流れについて解説させていただきました。

色々と記載させていただきましたが、RPAはあくまでも工数の削減やコストカットの為の手段に過ぎません。重要なのは、その目的である「限られたリソースを注力すべき重要な業務に充てること」です。RPAにとって代わられないように、そして重要な業務に充てられるような人材となれるよう、私自身これからも努力したいと思います。

既知の事も多かったかもしれませんが、皆様のRPAに対する理解の一助となれましたら幸いでございます。ここまでお読みいただきありがとうございました。

S
セールス&コンサルティング部 S
新卒1年目の営業。”技術もわかる営業”になるべく日々勉強中です。マイブームはお酒とワンピース。