ご覧いただきありがとうございます。
キャスレーコンサルティングのY.Jです。

公共系の現場にてPMO(プロジェクト・マネジメント・オフィス)として日々奮闘していますが、プロジェクトを進める難しさをいつも実感しています。以前、プロジェクトは生き物というような話を先輩社員から聞かされたことがあり、生き物を相手にするから難しいみたいなことだったと、その当時は漠然と記憶していました。このような話からも分かるように、誰にとってもプロジェクトを円滑に進めることは、傍から見ているより遥かに難しいという共通認識がある由縁だと考えられます。

本記事は少しでもプロジェクトを進める手助けになればと思い、PMOとはどんな業務なのか、現場で実際に従事しているメンバーへ話を聞いてみました。

※以降、臨場感を損なわないため、メンバーの思いや表現をそのまま掲載しています。

1.PMOとは

まず始めにPMOとは何のことか簡単に説明します。簡単にというものの、実はPMOには様々な意味が含まれています。PMOのO(オフィス)の意味から”特定プロジェクトのために設置された組織やまとまり”を意味することが多いようですが、今回はPM(プロジェクト・マネージャ)を補佐する役割のメンバーを指すこととします。

もう少し具体的に業務へ落とし込むと、PMの手が届かない「管理」の補佐という言葉に集約されます。例えば、「品質」や「コスト」「スケジュール」といった、皆様でもイメージしやすいことの「管理」がPMOの業務となります。他には、「メンバー」や「コミュニケーション」「リソース手配」など、経験していないとイメージしにくいことの「管理」もPMOの業務となります。このように、多岐に渡り「管理」することがPMOの業務となります。

私の拙い説明以外にも、PMやPMOについて説明しているサイトや書籍などは山のようにありますので、興味がある方はぜひ調べてみてください。その奥深さに、さらに引き込まれると思います。

2.体験談

前置きが長くなりましたが、私たちキャスレーではPMO業務を担当しているメンバーが数多くいるため、その中から自分含めて3名の奮闘記をお届けします。

ケース1:メンバーN

  • 現場配属2年目
  • 担当フェーズ:要件定義
PMO経験を通じて得られたこと

プロジェクトでPMOとして参画したが、PMが他プロジェクトと兼任のため
実質PM業務に近い作業も含めて担当することとなった。
プロジェクト立ち上げに関わる準備(PJ計画、要求整理、提案書、契約書、
採算計画、見積り、WBS、ベンダー選定 等)を実施するため、社内外のステークホルダーとの相互調整に奔走し、問題なく顧客・ベンダーの契約締結させることができた。

PMO経験で得られたものとして、プロジェクトの立ち上げから終結までの全体の一連の流れの理解、各作業工程の詳細の状況や課題・リスクの把握、各種対応策の実行、また業務遂行におけるベンダー管理(品質管理)など経験を通じて理解できたことである。
プロジェクトの中で発生した失敗や問題点、考慮・準備不足や要改善点など経験することにより、次に向けての改善や作業効率化(各種標準化)に繋げていくことができる。
プロジェクトマネジメントなどの学習本では学べないものがここにある。

ケース2:メンバーN

  • 現場配属3年目
  • 担当フェーズ:基本設計
オンプレからクラウド(AWS)への突然の変更要求を達成できたこと

サーバ機器保守期限切れによる機器リプレイスのプロジェクトで、要件定義フェーズにおいてオンプレで検討・整理され(顧客合意済み)、基本設計においてオンプレで設計がほぼ完了している状況で、顧客から突然インフラをクラウド(AWS)に変更したいと要求され、この大きな変更要求に対応することとなった。

正直、心の中では「今頃なんてことを言い出すの!」と思った。
しかしながら、早急に実現に向けて動かなければいけない。
プロジェクト関係者を集め協議し、変更影響範囲やリスクの洗出し、再検討/設計、再調達(ソフトウェア等)、変更契約(顧客/ベンダー)等行い、実現可能な計画へ全体見直し、顧客要求に対応することができた。
リスクが高く遂行できるのか常にギリギリのラインでの対応でしたが、各種関係者が協力し合い、相互調整を迅速に行うことで実現できた。

ケース3:メンバーY

  • 現場配属2年目
  • 担当フェーズ:設計
ステークホルダーとの調整に時間がかかってしまったこと

担当PJではステークホルダーが非常に多く、最終決定に至るまでの調整プロセスが幾重にも重なり、予定通りに進まないことが多々あります。
ステークホルダーが多いとプロジェクトに対する利害関係への向き合い方が三者三様であるため、相手に応じたコミュニケーションを取る必要があると実感しました。

PMOはプロジェクトを円滑に遂行するために細かな気配りが大切と考えています。
「相手の立場に立って何をすべきか考える。」
私はここにやりがいを感じています。

私自身、PMOとしてまだまだ未熟ですが、その分学ぶことが多く、日々やりがいや達成感も感じています。
今後も様々なマネジメント領域の理解を深め、ステークホルダーとのコミュニケーションの質を上げ、円滑な業務遂行に向けて邁進し貢献していく所存です。

ケース4:私Y.J

  • 現場配属1年目
  • 担当フェーズ:基本設計
配属された途端に今までの経験がいきなり生かせて嬉しかったこと

私の経験はデータベースに寄っていて、インフラやアプリ経験が少々あるというような状態でした。
さらに小さい規模ながらリーダ経験があったため現場へ配属となったのですが、配属前まではデータベースについてほとんど聞かされていなかったにも関わらず、データベースの経験を生かさなければならない状況となり、結果としては上手く進めることができたため、その後の慣れない作業にも勢いがついたことがありました。

配属される前はPMOのイメージがあまりつかめていなかったため不安でいっぱいでしたが、PMOとはいえ技術者であることに変わりはないため、今までの経験を生かせたことが自信に繋がりました。
このケースは稀とは思いますが、PMOはあらゆるフェーズを経験することになるため、いずれかで自分の技術力を試す機会があり成長に繋がると感じました。
これからも自分の成長に繋がる現場でキャリアを磨いていき、将来はPMとして業務貢献できるよう実務経験も磨いていきます。

ケース5:私Y.J

  • 現場配属2年目
  • 担当フェーズ:構築
ソフトウェア調達が入札不調となり構築作業が遅れたこと

調達仕様書を作成しいざ公募となりましたが、入札が一切入らず不調となってしまいました。
原因は仕様書の内容に誤った情報が結果的に混入されていたためで、予定通りの構築作業に着手できませんでした。
構築作業以外の作業での調整を行うことができたため、結果としてスケジュール見直しのみで済み、業務全体の工期までには影響が及ばず問題とはならなかったので一安心でした。

実はこの調達仕様書、私が関わっていないところで作成されたためどうしようもなかったというのが真実です。
ですが自分が関わっていないところで問題が発生し、それの対処が求められるのがPMOの業務ともなります。
理不尽とも思える状況ですが、発生してしまったことから逃げずにどうすればプロジェクトを工期通り進められるか、PMと一緒になって検討、調整、実行し、大きな問題とならず済ませたところにとてもやりがいを感じました。
問題への対処の仕方含めて今後のPMOに生かせる部分は非常に多く、正に自分の成長を感じる出来事になりました。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか。

現場PMOの話一つとっても、その業務は多岐に渡る上に、人間味あふれる業務が多いのも事実です。しかし、その分自分の成長に繋がることやお客様からの直接の信頼に繋がりやすいことなど、やりがいや達成感がある業務でもあります。

キャスレーでは今後もこのような業務体験から得られるノウハウをお客様に最高のサービスとして提供していくとともに、一緒になって業務を担っていく仲間を募集しています。本記事をお読みいただいた上で、PMOの体験をしてみたいと思われる方は、ぜひとも以下からご連絡いただければ幸いです。

キャスレーコンサルティング株式会社 人事担当
Mail:
career_recruit@casleyconsulting.co.jp

以上となります。
最後までお読みいただきありがとうございました。

Y.J
Y.J
家族との時間が一番だと思っています。